Manuel de formation

Sommaire

1. Se connecter la première fois

Votre compte est créé par l'administrateur, qui vous transmet vos identifiants.

Ouvrez planning.c-it.fr dans votre navigateur.
Saisissez votre identifiant et votre mot de passe.
Sur mobile, un code à 4 chiffres remplace le mot de passe après la première connexion.

Mot de passe oublié ? Le lien « Mot de passe oublié » envoie un e-mail contenant un lien valable 1 heure. Vérifiez vos indésirables si vous ne le voyez pas.

Votre session dure 30 jours. Passé ce délai, il faut se reconnecter une fois. Si un envoi échoue avec « Failed to fetch », c'est généralement une session expirée : reconnectez-vous.

2. Installer l'application sur votre téléphone

Deux versions existent. Choisissez selon votre usage.

	Version navigateur (PWA)	Version Android complète (APK)
Installation	Immédiate, depuis le navigateur	Fichier à télécharger + réglages à modifier
iPhone	✅ la seule possible	❌ impossible sur iOS
Notifications	✅ oui	❌ non (voir plus bas)
Terrain	Correct	✅ meilleur : fonctionne mieux hors réseau, bouton Retour du téléphone géré

A. Sur iPhone / iPad

Safari obligatoire. L'installation ne fonctionne pas depuis Chrome ni Firefox sur iPhone : c'est une limitation d'Apple, pas un défaut de l'application.

Ouvrez planning.c-it.fr/mobile.html dans Safari.
Touchez le bouton Partager (le carré avec une flèche vers le haut, en bas de l'écran).
Faites défiler la liste et choisissez « Sur l'écran d'accueil ».
Touchez Ajouter en haut à droite. L'icône apparaît sur votre écran d'accueil.
Ouvrez l'application depuis cette icône (pas depuis Safari) et connectez-vous.
À la première demande, autorisez les notifications.

Si les notifications ne sont pas proposées : Réglages iPhone → Notifications → GestPlan → activez « Autoriser les notifications ».

B. Sur Android — version navigateur (la plus simple)

Ouvrez planning.c-it.fr/mobile.html dans Chrome.
Menu ⋮ (en haut à droite) → « Installer l'application » ou « Ajouter à l'écran d'accueil ».
Confirmez. L'icône apparaît sur l'écran d'accueil.
Ouvrez-la et autorisez les notifications quand c'est demandé.

C. Sur Android — version complète (APK)

C'est la version conseillée aux techniciens de terrain. Android protège l'installation de fichiers extérieurs au Play Store : plusieurs avertissements vont apparaître, c'est normal. Voici la marche à suivre, écran par écran.

Étape 1 — Télécharger

Depuis le téléphone, ouvrez planning.c-it.fr/apk/GestPlan-latest.apk (GestPlan) et gestrapport.c-it.fr/apk/GestRapport-latest.apk (GestRapport). Les deux liens sont aussi dans Aide → Applications Android (bureau) et Profil → Mise à jour & version (mobile).
Chrome affiche « Ce type de fichier peut endommager votre appareil » → touchez Télécharger quand même (ou « OK »).

Étape 2 — Autoriser l'installation

Ouvrez le fichier téléchargé (barre de notification, ou Fichiers → Téléchargements).
Android affiche « Pour votre sécurité, votre téléphone n'est pas autorisé à installer des applications inconnues provenant de cette source ».
Touchez Paramètres dans ce message.
Activez « Autoriser depuis cette source ».
Revenez en arrière : l'installation reprend. Touchez Installer.

Cette autorisation ne concerne que Chrome et peut être retirée ensuite : Paramètres → Applications → Chrome → « Installer des applications inconnues ».

Étape 3 — L'avertissement Play Protect

Un message « Application potentiellement dangereuse » ou « Application non reconnue » peut apparaître.
Touchez « Plus de détails » puis « Installer quand même ».

Ce message signifie simplement que l'application ne vient pas du Play Store — pas qu'elle est dangereuse. Elle est signée par CIT (Communication Informatique Télécom). Ne téléchargez que depuis les adresses ci-dessus, jamais depuis un lien reçu par SMS ou par un tiers.

Étape 4 — Accorder les autorisations (indispensable)

À la première ouverture, l'application demande plusieurs autorisations. Acceptez-les toutes, sinon certaines fonctions ne marcheront pas :

Autorisation	À quoi elle sert	Si vous refusez
Appareil photo	Photos des rapports, lecture des bons d'intervention	Impossible de prendre des photos dans l'application
Position	Obligatoire pour lire le signal réseau (imposé par Android)	Le relevé automatique 4G/5G ne fonctionne pas
Téléphone	Lecture des informations réseau (opérateur, bande)	Signal et opérateur non détectés
Fichiers / stockage	Enregistrer les documents Word générés	Impossible d'enregistrer les documents

La position surprend souvent : Android l'exige pour toute lecture du signal réseau, même si l'application ne vous géolocalise pas. Sans elle, le bouton de relevé automatique du signal reste inactif. Pensez aussi à activer la localisation du téléphone (le bouton dans le volet des réglages rapides).

Autorisation refusée par erreur ? Paramètres → Applications → GestPlan → Autorisations → activez celle qui manque.

Étape 5 — Éviter que le téléphone coupe l'application

Android met les applications en veille pour économiser la batterie, ce qui interrompt les synchronisations en arrière-plan. À régler une fois :

Paramètres → Applications → GestPlan → Batterie.
Choisissez « Sans restriction » (ou « Non optimisée » selon les marques).

Sur Samsung : Paramètres → Batterie → Limites d'utilisation en arrière-plan → vérifiez que GestPlan n'est pas dans « Applications en veille ». Sur Xiaomi/Huawei, cherchez « Démarrage automatique » et autorisez-le.

Étape 6 — Les notifications sur la version APK

À savoir : la version Android complète (APK) ne reçoit pas encore les notifications. Si vous voulez être averti des nouvelles interventions et des demandes à valider, installez en plus la version navigateur (partie B ci-dessus) : les deux peuvent cohabiter sur le même téléphone. Une évolution de l'application est prévue pour lever cette limite.

Mises à jour

L'application vérifie seule s'il existe une version plus récente et vous propose de l'installer. Il n'y a rien à réinstaller à la main. Si l'installation d'une mise à jour est refusée, refaites l'étape 2 (l'autorisation a pu être retirée).

Configuration minimale : Android 7 ou plus récent. L'application pèse environ 5 Mo et fonctionne sans connexion une fois les données chargées.

3. Se repérer dans l'écran

L'écran se lit en trois zones.

Zone	Ce qu'on y trouve
Barre de gauche	Le menu, regroupé par thème : Activité, Facturation, Mon équipe, Pilotage, Paramètres. Cliquez sur un thème pour le déplier.
Bandeau du haut	Filtres, recherche, notifications, accès Outlook, et le bouton + Nouvelle intervention.
Zone centrale	Le contenu de la rubrique choisie.

Les info-bulles. Le bouton 💡 Aide du bandeau bascule entre « détaillée » et « réduite ». En mode détaillée, laisser la souris sur un bouton affiche une bulle qui explique à quoi il sert. Le bouton 📖 Manuel ouvre cette page.

4. Le tableau de bord

La photo de votre activité, à l'ouverture.

Les tuiles du haut donnent les chiffres du mois : interventions, confirmées, réservées, chiffre d'affaires estimé. En dessous : les interventions du jour, les relances urgentes, l'évolution du chiffre d'affaires sur 6 mois et le taux de réalisation.

Tuile	Signification
Réalisées (à valider)	Interventions faites qui attendent votre validation pour être facturables.
Conflits planning	Interventions qui se chevauchent dans le temps. À examiner : une annulation mal enregistrée en est souvent la cause.
Rapports à synchroniser	Rapports GestRapport pas encore remontés au serveur.
Sync c-it.fr	Heure de la dernière synchronisation avec GestRapport.

Le sélecteur Jour / Semaine / Mois / Période… change la période de tous les chiffres affichés.

5. Le planning

Vos interventions dans le temps.

Choisissez la période (jour, semaine, mois).
Filtrez si besoin par technicien ou par donneur d'ordre.
Cliquez sur une intervention pour l'ouvrir.

En vue administrateur, chaque technicien a sa couleur, et des séparateurs marquent les journées.

Une intervention annulée n'occupe plus de créneau : elle ne crée plus de conflit d'horaire.

6. Créer une intervention

Bouton + Nouvelle intervention, en haut à droite.

Cinq champs suffisent pour enregistrer : la date, le technicien, le donneur d'ordre, le lieu et le type d'intervention. Tout le reste peut être complété plus tard.

Champ	À quoi il sert
N° d'OT	La référence du donneur d'ordre. C'est la clé qui permet d'éviter les doublons et de retrouver l'intervention.
Type d'intervention	Détermine le tarif appliqué et la durée par défaut.
Statut	Où en est l'intervention (voir ci-dessous).
Bloque le planning	Si coché, l'intervention occupe le créneau et crée un conflit en cas de chevauchement.

Le cycle de vie d'une intervention :

Statut	Signification
Proposition	Envisagée, pas encore engagée.
Réservée	Créneau bloqué, en attente de confirmation du client.
Confirmée	Validée de part et d'autre : elle aura lieu.
Réalisée	Effectuée sur le terrain, à valider pour la facturation.
Annulée	N'aura pas lieu. Ne bloque plus le planning.

Suppression définitive. Une intervention supprimée ne pourra plus jamais être recréée par une synchronisation automatique (protection anti-résurrection). Si elle doit réapparaître, il faudra la recréer à la main.

7. Rechercher et filtrer

Retrouver une intervention parmi des centaines.

La zone Chercher une intervention du bandeau cherche dans le numéro d'OT, le client, l'adresse et le technicien. Le bouton Filtres permet de croiser plusieurs critères : période, statut, donneur d'ordre, technicien.

8. Les demandes de rendez-vous

Les demandes reçues par mail sont détectées et préparées automatiquement.

Le système lit votre boîte mail toutes les 5 minutes, repère les demandes d'intervention envoyées par vos donneurs d'ordre, et prépare pour chacune une proposition complète :

Élément préparé	Comment il est calculé
Date proposée	Au plus tôt selon les délais de prévenance, en tenant compte de la charge des techniciens.
Technicien	Le moins chargé ce jour-là, parmi ceux rattachés au donneur d'ordre.
Tarif	Repris de votre grille tarifaire, selon le donneur d'ordre et le type d'intervention.
Temps de route	Depuis l'adresse du technicien, avec le trafic réel prévu à l'heure d'arrivée.
Frais	Carburant (selon le véhicule affecté et le prix du jour) + péage. Découche ajoutée si le départ tomberait avant 5h30.

Règle absolue : rien n'est jamais envoyé sans vous. Toutes les demandes arrivent à l'état « à traiter ». Vous seul décidez. L'envoi du mail au donneur d'ordre est une case à cocher distincte au moment de la validation : si vous ne la cochez pas, rien ne part.

Traiter une demande :

Ouvrez la rubrique Demandes de RDV (par défaut, seules celles « à traiter » s'affichent).
Lisez la proposition : date, technicien, tarif, trajet et frais.
Corrigez ce qui doit l'être (date, technicien, type).
Accepter crée l'intervention au planning. Cochez « envoyer le mail » seulement si vous voulez répondre au donneur d'ordre.
Refuser écarte la demande sans rien envoyer.

Sur mobile, un bouton en page d'accueil affiche une pastille avec le nombre de demandes en attente.

9. Ce qui est écarté automatiquement

Pour que votre liste ne contienne que de vraies demandes.

Cas	Traitement
OT déjà au planning	Écartée : l'intervention existe déjà (y compris si elle vient d'Outlook).
Réponses successives d'un même échange	Une seule demande par affaire, quel que soit le nombre de « RE: » et « TR: ».
Mails qui ne sont pas des demandes	Notifications d'erreur, diffusions de planning, relances : écartés.
Annulation d'intervention	L'intervention concernée passe en « annulée » et cesse de bloquer le planning.

Tout ce qui est écarté reste consultable dans l'onglet des demandes traitées, avec le motif. Rien n'est perdu.

10. Les règles métier appliquées

Règle	Effet sur la proposition
Super U / Système U	10 jours de prévenance minimum. Aucune date plus proche n'est proposée.
Plus de 2 h de route	Un forfait journée est proposé d'office, avec les frais. Le seuil se calcule sur le temps fluide aller-retour, sans le trafic.
Départ avant 5h30	Impossible : une découche la veille est proposée, avec chambre et repas ajoutés aux frais.
Heure d'arrivée	Le temps de route est compté pour arriver à l'heure prévue, trafic compris.

11. Facturer les donneurs d'ordre

Transformer les interventions réalisées en facturation.

Validez les interventions réalisées (elles apparaissent dans « Réalisées à valider »).
Ouvrez Facturation et choisissez la période.
Vérifiez les lignes, les majorations et les frais.
Générez la facturation.

Verrouiller le mois est définitif. Une fois le mois verrouillé, plus aucune modification de facturation n'est possible dessus. Ne le faites qu'après tous vos contrôles.

Trois montants à ne pas confondre : le prix facturé au donneur d'ordre, le prix payé au technicien, et les majorations — qui s'ajoutent sans modifier le prix de l'intervention.

12. Les bons à facturer des techniciens

La rémunération de vos techniciens et sous-traitants.

Le bon est préparé pour la période : interventions réalisées, majorations, frais.
Il est envoyé au technicien, qui le valide avec un code reçu par e-mail (double vérification).
Le technicien peut aussi le contester : vous êtes alerté et pouvez corriger.
Une fois validé, vous enregistrez le paiement.

Un bon déjà signé par le technicien ou déjà payé ne peut plus être supprimé — c'est une garantie pour les deux parties.

13. Les annulations facturées

Une intervention annulée tardivement reste partiellement due.

Selon le délai de prévenance, un pourcentage du montant est facturé au donneur d'ordre (100 %, 50 % ou 0 %). Le technicien est payé au prorata. Un aperçu est proposé avant validation, et un administrateur peut forcer un autre pourcentage.

14. La grille tarifaire

Le cœur du calcul : qui facture quoi, et combien.

Chaque ligne associe un donneur d'ordre + un type d'intervention à un prix d'achat (versé au technicien) et un prix de vente (facturé au client). Cette grille alimente automatiquement les propositions de rendez-vous et la facturation.

Si un tarif manque, la proposition de rendez-vous s'affichera sans montant : c'est le signe qu'il faut compléter la grille.

15. Bons de commande et comptabilité

Les bons de commande vers les sous-traitants, et le lien comptable.

BDC génère les bons à partir des interventions validées ; la vue centrale suit leur statut et leur règlement. Pennylane assure la synchronisation avec votre comptabilité.

16. L'équipe

Les comptes de vos techniciens.

Chaque fiche contient les coordonnées, le rôle (technicien, responsable, administrateur), les accès à la messagerie Exchange, et — essentiel — l'adresse de départ.

L'adresse conditionne tout le calcul des frais. Sans elle, aucun temps de trajet ni frais de route ne peut être calculé pour ce technicien : ses propositions de rendez-vous seront incomplètes. Renseignez-la pour chaque technicien.

17. Les véhicules

Le parc, et surtout : qui roule avec quoi.

Créez le véhicule avec sa consommation (litres aux 100 km) et son type de carburant.
Renseignez le champ « Affecté au technicien » — sans lui, le véhicule n'est rattaché à personne.

Le calcul des frais utilise ensuite la consommation réelle du véhicule affecté et le prix du carburant du jour, remise Leclerc déduite.

18. Cartes carburant et badges de péage

Suivi des dépenses réelles.

Importez le relevé de votre fournisseur : les lignes sont rattachées aux cartes, donc aux techniciens. Un ré-import de la même période remplace les lignes existantes au lieu de les dupliquer.

Les numéros de carte peuvent être écrits avec ou sans espaces selon les fichiers : le rapprochement en tient compte automatiquement.

19. Sous-traitants et documents légaux

Rester en conformité.

Pour chaque sous-traitant : les documents obligatoires (attestation de vigilance, assurance, Kbis…), leur date d'expiration, et des relances automatiques avant échéance. La rubrique Documents requis définit la liste des pièces exigées.

Un document expiré est un risque juridique en cas de contrôle. Les alertes ne remplacent pas votre vigilance.

20. Matériel

Ce qu'il faut emporter, ce qui a été posé.

Suivi du matériel nécessaire par intervention et de ce qui a effectivement été installé.

21. Détecter les doublons

Nettoyer les interventions créées deux fois.

Choisissez une période : l'outil regroupe les interventions ayant le même OT et la même date, ou le même client/adresse/date/heure. L'archivage est réversible et respecte le verrou de facturation.

Les binômes (deux techniciens sur un même chantier) sont volontairement ignorés : ce ne sont pas des doublons.

22. Trajets, trafic et frais de route

D'où viennent les temps et les montants affichés.

Source	Quand elle est utilisée
TomTom	En priorité : temps réel avec le trafic prévu à l'heure d'arrivée.
Statistiques apprises	Si TomTom est indisponible : ratios de trafic d'Île-de-France appris au fil du temps.
Estimation forfaitaire	En dernier recours : marge de 15 %, ou 30 % aux heures de pointe.

La clé d'accès TomTom se configure dans Paramètres → Trajets, où l'on règle aussi le coût du péage au kilomètre, la remise carburant et les montants de découche.

23. Tournée optimisée

Le meilleur ordre de passage.

Réordonne les interventions d'une journée pour réduire les kilomètres parcourus.

24. Messagerie intégrée

Vos mails sans quitter GestPlan.

Consultez et répondez depuis l'application. Les messages liés à une intervention apparaissent directement sur sa fiche, ce qui évite de chercher dans la boîte mail.

25. Contacts, tâches et notes

Contacts : le carnet d'adresses (clients, chargés de projet), rattaché aux donneurs d'ordre.
Tâches : votre liste de choses à faire.
Notes : bloc-notes partagé avec l'équipe.

26. Relances

Ne pas laisser traîner les interventions sans réponse.

Relancez une intervention ou plusieurs en une fois. Les relances urgentes remontent sur le tableau de bord.

27. Finance et statistiques

Piloter l'activité.

Chiffre d'affaires, marges, volumes par donneur d'ordre, indicateurs de pilotage en temps réel. Le taux de réalisation compare les interventions confirmées et terminées au total.

28. Journal et traçabilité

Qui a modifié quoi, et quand.

Chaque modification est enregistrée avec son auteur et son horodatage. Une modification peut être annulée depuis le journal. Filtrez par type d'action pour retrouver rapidement un changement.

En cas de doute sur une donnée qui a changé, c'est ici qu'on trouve la réponse.

29. Prospection

Le suivi commercial.

Campagnes de prospection, suivi des réponses et classement automatique des retours.

30. Configuration

Les réglages de l'application.

Organisés par catégorie : messagerie, trajets et TomTom, intelligence artificielle, facturation. Les valeurs sensibles (clés d'accès) sont stockées chiffrées et ne s'affichent jamais en clair.

31. Synchronisations Outlook et Google

Le planning alimenté automatiquement.

Outlook/Exchange et Google Agenda créent les interventions dans GestPlan. Le rapprochement se fait par numéro d'OT : une intervention déjà connue est mise à jour, jamais dupliquée.

Les accès Exchange se renseignent dans la fiche de chaque technicien. Sans eux, ses rendez-vous ne remontent pas.

32. En cas de problème

Symptôme	Que faire
« Failed to fetch » lors d'un envoi	Session expirée. Reconnectez-vous : le travail en cours est conservé.
L'application semble figée sur une ancienne version	Ctrl+F5 (ordinateur) ou fermez/rouvrez complètement l'application (mobile).
Pas de notification sur le téléphone	Réautorisez les notifications dans l'application, puis vérifiez les réglages du téléphone.
Une demande de RDV n'apparaît pas	Vérifiez l'onglet des demandes traitées : elle a peut-être été écartée (OT déjà planifié, doublon…) avec le motif indiqué.
Frais de route à zéro dans une proposition	L'adresse du technicien ou son véhicule n'est pas renseigné.
Conflits planning inexpliqués	Une intervention annulée qui bloque encore le créneau. Ouvrez-la et vérifiez son statut.

Un diagnostic automatique contrôle l'état des applications chaque matin et signale les anomalies par e-mail. Si quelque chose ne va pas côté serveur, vous le saurez avant de le constater.